GESTION DEL TALENTO
HUMANO
La Gestión
del Talento Humano como el sistema administrativo responsable por la
identificación, obtención, retención, complementación, desarrollo y asignación
de los talentos humanos requeridos para optimizar la productividad laboral de
las organizaciones.
En cada una de las cinco partes se analizan las funciones de la Gestión del
Talento Humano articuladas en los procesos administrativos de: Planeación,
Organización, Coordinación, Dirección y Control.
1-PLANEACION DE PERSONAL
El ajuste de los talentos de los trabajadores con los requisitos de cada uno de
los cargos de la empresa exige una tarea de cambio planeado para asegurar su
eficiencia. Las contrataciones, traslados, ascensos, despidos y demás acciones
necesarias para optimizar la aplicación de los talentos humanos deben ser
cuidadosamente planeados.
La planeación es el proceso administrativo consistente en la fijación de
objetivos junto con los medios para lograrlos. Las actividades del directivo
empresarial se orientan hacia la búsqueda de los objetivos previamente
establecidos en el proceso de planeación. Esto significa que la organización,
la coordinación, la dirección y el control funcionan alrededor de los planes
formulados. Por ésta razón se dice que la planeación es el proceso básico del
sistema administrativo.
Con la creciente competencia y dificultad para mantenerse eficientemente, las
organizaciones tienden a reducir la improvisación para remplazarla por el
reconocimiento de la necesidad de planear a corto y largo plazo las actividades
de ventas, producción, finanzas y por supuesto la gestión humana.
La Gestión del Talento Humano también requiere estar sustentada sobre bases
razonables y con el mínimo de imprevisión.
Las actividades de la división de personal carecerían de sentido si no
estuviesen dirigidas a lograr objetivos enmarcados dentro de los planes
institucionales o peor aún, que sus propósitos fueran contradictorios con la
misión de la Compañía. Esto significa que las metas del área de personal estarán
articuladas con la misión y objetivos superiores, establecidos en el plan
estratégico de la institución.
La
adquisición y retención de las personas que poseen los talentos necesarios para
incrementar la productividad laboral exige la creación de condiciones de
trabajo interesantes para los integrantes de la empresa. Estas condiciones y
las demás que constituyen su clima laboral son establecidas mediante politicas,
normas y procedimientos que forman parte del Programa de Personal. El Programa
de Personal constituye un soporte básico para el mantenimiento de las
condiciones necesarias psra promover altos desempeños de los trabajadores.
Como parte de la responsabilidad de asesorar a los directivos de línea, la
división de asuntos humanos diseña el Programa de Personal. Este instrumento de
planeación conforma la estructura de las funciones de la Gestión del Talento
Humano.
DIAGNÓSTICO
ORGANIZACIONAL
Las organizaciones planean para anticipar y superar las dificultades, tanto
como para aprovechar las oportunidades que ofrece su entorno. Los problemas a
resolver son identificados mediante un diagnóstico organizacional, el cual
constituye el fundamento del Programa de Personal.
El diagnóstico organizacional presenta tanto los problemas generados por el
funcionamiento deficiente del sistema de Gestión de Personal, como sus posibles
causas.
OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE PERSONAL
Los objetivos empresariales son resultados que se esperan obtener en el futuro
y como tal constituyen el motor que impulsa las organizaciones con mayor o
menor dinamismo, en la medida en que los resultados buscados sean conocidos y
aceptados por la totalidad o parte de sus integrantes.
2-ORGANIZACIÓN
DE PERSONAL
La organización, como
función administrativa, tiene el propósito de crear una estructura de cargos
interrelacionados para que las personas trabajen eficientemente en la búsqueda
de los objetivos de la institución.
El trabajo del organizador empresarial se basa en la premisa según la cual todo
integrante de la Institución tiene una misión que cumplir, con la cual
contribuye al cumplimiento de los objetivos de los demás integrantes de su
equipo de trabajo, y por extensión a la misión general de la compañía.
El ordenamiento de una empresa involucra la división de la misión global para
asignarle una parte a cada uno de sus integrantes, junto con la determinación
de los niveles jerárquicos, todo dentro de un conjunto de regulaciones de
orden.
En el mejor de los escenarios, cada cargo permite el cumplimiento de la misión
particular de quien lo ejerce. Es cuestión de diseñar los cargos que exijan la
utilización de los talentos de sus ocupantes, con un propósito que trascienda
los intereses individuales. De ésta manera la Institución tendrá colaboradores
realizando la labor preferida pues les permite utilizar sus talentos naturales
y competencias complementarias. Es decir, una Fuerza Laboral motivada y
capacitada, con la cual se obtiene el mayor rendimiento laboral.
Es claro que la estructura organizacional es un medio para lograr los objetivos
previamente determinados en la función administrativa de planeación. Por lo
tanto, debe estar disponible a los cambios necesarios para lograr la mayor
eficiencia de la Institución. De ésta manera se contradice la opinión según la
cual la estructura organizacional constituye una camisa de fuerza que
obstaculiza la iniciativa y creatividad de los integrantes de la Compañía. Lo
que sí es evidente es su gran influencia sobre el sistema de la Gestión del
Talento Humano.
Los instrumentos más utilizados por las empresas para formalizar su estructura
organizacional son el organigrama y el manual de descripción de cargos. Estas
dos herramientas han sido objeto de críticas derivadas de su incorrecta
utilización, al no ser consideradas como medios para facilitar el logro de los
objetivos de la empresa, sino como fines en sí mismos, lo que hace que en
algunos casos se les mantenga a pesar de todo, en una especie de culto
institucional. Lo cierto es que como recurso, toda la estructura organizacional
es sujeta a los cambios necesarios para maximizar su aporte a los objetivos
buscados.
La estructura organizacional afecta a los individuos aun antes de ingresar a la
empresa, mediante normas de reclutamiento y selección. La ubicación de una
persona en una empresa, luego de ser contratada, determina con quién va a
interactuar, a quién debe reportar, lo que debe hacer, todo lo cual influye en
su comportamiento laboral.
En síntesis, lo que hace el organizador de personal es:
§ Diseñar los cargos que integran la empresa.
§ identificar los talentos y competencias requeridos para
desempeñar con alto rendimiento cada cargo.
§ Reclutar los aspirantes a empleo que demuestren las
mayores posibilidades de reunir los requisitos de los cargos.
§ Seleccionar y asignar cada cargo a la persona que
comprueba poseer los talentos y competencias necesarios para ejercerlo
eficientemente.
DISEÑO OCUPACIONAL
Algunos estudios y abundante evidencia empírica indican que la principal causa
de la insatisfacción laboral es la escasa exigencia que los puestos de trabajo
hacen de los talentos y competencias de sus ocupantes. Esto explica la
existencia de organizaciones regidas por la ley de Pareto según la cual el 80%
de los resultados es logrado por el excelente desempeño de solo el 20% de la
fuerza laboral. La mayoría de los trabajadores de estas organizaciones solo
aporta para mantenerlas en los niveles de subsistencia, mientras que el resto
de sus integrantes saca más de lo que aporta debido a su bajo rendimiento
laboral.
EL
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
En pocas ocasiones se recurre a la división de personal con más presión que
cuando alguno de los directivos de la empresa tiene la necesidad de cubrir una
vacante que le ha surgido súbitamente en su área. Es entonces cuando el
especialista de personal debe mostrar su habilidad para trabajar en condiciones
de alta demanda que requiere ser atendida adecuada y oportunamente.
La demanda de personal puede ser formulada con anticipación o en el momento de
surgir la vacante. El primer caso es el resultado de la función de previsión de
personal: El otro caso puede deberse a la imprevisión o a la aparición de
hechos tales como muerte, accidente o retiro intempestivo de un trabajador.
3-COORDINACIÓN DE PERSONAL
Una vez diseñados los cargos y ubicadas las personas calificadas para
desempeñarlos, lo que sigue ahora es la creación de las condiciones que
permitan a los nuevos integrantes de la Institución utilizar plenamente sus
talentos y adquirir las competencias complementarias requeridas para tener una
vida laboral productiva y satisfactoria.
Las tareas que realizan los integrantes de la empresa son interdependientes, es
decir están afectadas entre sí, lo cual exige su adecuada sincronización. Para
evitar la dispersión y obstrucción de los esfuerzos individuales y grupales,
las organizaciones realizan diferentes esfuerzos que incluyen actividades
sociales, negociaciones colectivas, entrenamiento y la formación de equipos de
trabajo.
El propósito de la Coordinación de Personal es la integración de los esfuerzos
individuales alrededor de las metas de la institución. Como tal, la
Coordinación fué propuesta originalmente por Henry Fayol como uno de los cinco
procesos del sistema administrativo, junto con la planeación, organización,
dirección y control.
Para algunos tratadistas como Koontz y O'Donnell (9), la Coordinación es la
esencia misma de la administración y se confunde con ésta. Sin embargo, la
diferencia entre la Coordinación y la administración se visualiza mejor cuando
observamos las tareas que realiza un coordinador, comparadas con las que
realiza un administrador o gerente.
Considerando la Coordinación como un componente del sistema administrativo se
destaca mejor su importancia, al mismo tiempo que se evita la dilución de ésta
importante responsabilidad entre las demás actividades del administrador.
La Gestión del Talento Humano es por naturaleza integradora de los objetivos de
la gente con la misión de la institución. El especialista de gestion humana es
visto con mucha frecuencia como una persona de relaciones, que sirve de enlace
entre los individuos y los grupos que conforman la compañía, además de
armonizar las actividades de personal que realizan los ejecutivos.
Esta función integradora de la gestión humana se ve más claramente a la luz del
principio de contacto directo, propuesto por una de las autoridades en el tema,
Mary Parker Follet (10), según el cual la Coordinación debe alcanzarse a través
de las relaciones interpersonales, verticales y horizontales de las personas de
una empresa.
SOCIALIZACIÓN
DE PERSONAL
El trabajador recién contratado tiene un conocimiento muy limitado de la
empresa, soporta el estrés que genera el ajuste al nuevo trabajo y trae consigo
unos principios, creencias y expectativas que confrontará con la realidad de la
institución a la cual aspira servir armónicamente.
En general las empresas se preocupan por definir su filosofía, misión, valores
y objetivos para compartirlos con sus integrantes, lo que hace necesario un
esfuerzo de comunicación eficiente que conduzca al conocimiento de la
Institución y al compromiso con lo que ella representa.
Los estudios
de las organizaciones exitosas muestran los esfuerzos que éstas hacen para
lograr que los trabajadores entiendan su cultura de tal manera que se sientan
orgullosos de pertenecer a ellas. Uno de los pioneros del comportamiento
organizacional, Edgar Schein (12) sostiene que: "La lealtad y el desempeño
de los trabajadores dependen en gran medida de la capacidad de las empresas
para manejar la función de socialización".
La Socialización beneficia tanto al trabajador como a la institución al
propiciar un comportamiento similar de sus integrantes, facilitando su
comunicación, reduciendo conflictos y exigiendo menos supervisión y control.
4-DIRECCIÓN
DE PERSONAL
Aun en tiempos de recesión económica, cuando la pérdida del empleo amenaza a
los trabajadores, es difícil encontrar estadísticas que muestren altos índices
de satisfacción y productividad laboral. Es esperable que en estas condiciones
las personas que tienen el privilegio de estar empleadas realicen su trabajo
con entusiasmo y eficiencia.
Adicionalmente, la competencia impuesta por la globalización de los mercados ha
generado mayor movilidad de la fuerza laboral. Cada vez el trabajador con
talentos especiales tiene mayores posibilidades de buscar las oportunidades
laborales que considera interesantes y retadoras.
Por lo anterior, las organizaciones enfrentan el problema de convertir los
trabajadores de bajo desempeño en trabajadores de alta productividad y retener
las personas que poseen los talentos requeridos para mantener su
competitividad.
La Dirección de Personal es la función administrativa encargada de conducir a
los integrantes de la empresa en la búsqueda de su misión y metas.
Evidentemente lo que se dirige es gente para que mantenga en marcha la
compañía.
Por algún tiempo se pensó que la cualidad básica del dirigente era su
competencia para mantener excelentes relaciones humanas. Después se ha
considerado que el buen directivo no sólo elabora planes acertados, estructura
las actividades de la empresa y controla sus resultados, sino que es capaz de
influir en la gente para que su comportamiento sea funcional con lo planeado y
con lo organizado. En otras palabras, se planea, organiza, coordina y controla
para lograr que la gente realice lo que tiene que hacer.
Los autores ya mencionados Koontz y O'Donnell sostienen que: la
"diferencia de las funciones de planeación y organización con la función
de dirección, es comparable a la que hay entre el momento en que se está
sentado en un automóvil con el motor prendido pero sin marcha, y el momento en
que se mete el cambio de velocidad".
Por su naturaleza, la Dirección es una proceso básico de la administración
general y en especial de la Gestión del Talento Humano, pues en el centro del
sistema administrativo está el factor humano.
Cada vez se hace más difícil dirigir a la gente en forma autocrática. Pocos
resultados deseables se pueden lograr en las empresas por "decreto",
es decir mediante la imposición de órdenes, especialmente a medida que se
depende en mayor proporción del compromiso y colaboración de la fuerza laboral.
Es evidente la necesidad de crear las condiciones que estimulen a la gente para
que dirija sus esfuerzos en forma constructiva. Por eso la responsabilidad de
los directivos empresariales se asocia cada vez más con la motivación de sus
colaboradores que con el manejo de subalternos. Se podrá decir entonces que la
gente no se maneja; se motiva. Los dirigentes requieren utilizar sus mejores
talentos para innovar e inspirar, en lugar de hacerlo para amedrantar y
manipular a sus colaboradores.
LA
MOTIVACIÓN
La falta de compromiso, el ausentismo, la deslealtad, los conflictos, la
resistencia a los cambios, la negligencia, la renuncia de los mejores
trabajadores y en general el desempeño mediocre de la gente, son algunas de las
dificultades que enfrenta la dirigencia empresarial.
Con solo visitar las diferentes organizaciones a las que tenemos acceso, se
puede comprobar que muchas personas trabajan según sus capacidades, mientras
que otras lo hacen con un desánimo evidente.
La falta de entusiasmo por el trabajo se evidencia en algunas industrias por la
frecuencia de accidentes y riñas que se presentan en las puertas de salida,
como resultado del afán desmedido por abandonar el sitio de labores.
Aunque la selección haya sido cuidadosamente realizada para vincular a las
personas que tengan los talentos, competencias y actitudes requeridas para
desempeñar los cargos, con frecuencia se encuentra que éstas no mantienen un
impulso constante para hacer su trabajo de la mejor forma posible.
5-CONTROL
DE PERSONAL
El control administrativo
es entendido como el proceso de medición de los resultados que se están
logrando para compararlos con lo planeado y aplicar las medidas correctivas que
sean necesarias en caso de existir una desviación negativa entre lo alcanzado y
lo esperado.
Como todo sistema, la Gestión del Talento Humano requiere ser controlada para
conocer que tan bien está logrando su propósito y poder establecer los cambios
que sean necesarios para mejorar los resultados.
El control de la Gestión del Talento Humano implica la existencia previa del
Programa de Personal que posibilite comparar los resultados obtenidos contra
los objetivos establecidos.
Las diferencias indeseables entre los resultados obtenidos y los objetivos
establecidos constituyen los problemas que deben ser analizados para buscar sus
causas y soluciones. De ésta manera el Control de Personal retroalimenta el
sistema de la Gestión del Talento Humano y constituye una herramienta para su
mejoramiento continuo.
En ésta parte del libro se analizarán las funciones que conforman el proceso de
Control de Personal. La Evaluación del Desempeño es la función que sirve de
control global por cuanto permite verificar el logro del propósito central del
sistema de Gestion del Talento Humano, que es optimizar el desempeño de la
fuerza laboral de la empresa.
Las funciones de Disciplina Laboral y Manejo de Reclamos permiten obtener
mediciones indirectas y parciales del funcionamiento de la gestión humana, pues
las acciones disciplinarias y los conflictos laborales son en gran medida
indicadores de la motivación de la fuerza laboral.
La función de control específico de la Gestión del Talento Humano se ejerce
mediante la Auditoría de Personal que comprueba el desarrollo de los
subprogramas de cada uno de los procesos del sistema, lo cual puede conducir al
replanteamiento puntual de los objetivos, políticas, normas, procedimientos y
presupuestos del programa de personal.
·
LA
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Estudios científicos demuestran que la distribución del desempeño de los
trabajadores de la mayoría de las organizaciones obedece la Ley de Pareto,
según la cual aproximadamente el 80% de los resultados son obtenidos por el
desempeño excepcional del 20% de la fuerza laboral. En términos más simples: en
muchas organizaciones los trabajadores de alto desempeño laboral son una
notoria minoría.
Recordemos que el objetivo de la Gestión del Talento Humano es maximizar la
productividad laboral mediante el mejoramiento del desempeño de todos los
integrantes de la institución. La función de Evaluación del Desempeño muestra
la proporción de trabajadores que están aportando efectivamente a la
productividad de la empresa, y por extensión es un indicador de la eficiencia
de la gestión humana.
Para incrementar la proporción de trabajadores eficientes es indispensable
empezar por tener una medición confiable del desempeño laboral, aceptando que
es necesario medir lo que se pretende mejorar.
La función de Evaluación del Desempeño Laboral presenta los siguientes retos:
Se concentra en la revisión del comportamiento pasado del trabajador.
o
Asume que el desempeño del trabajador es
constante a través del tiempo, desconociendo su naturaleza dinámica, lo cual
exige una consideración global que incluya múltiples aspectos y tendencias de
la conducta laboral.
o
Aumenta la distancia de poder entre el
gerente/supervisor y sus colaboradores.
o
Promueve los comportamientos que agradan al evaluador pero que en algunos casos
atentan contra la eficiencia laboral.
o
Es el resultado del criterio subjetivo
del evaluador.
o
Los errores en la calificación de los
trabajadores conducen al deterioro de las relaciones laborales y a la
generación de conflictos.
